KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKAMIZ

I. AMAÇ

Kişisel Verileri Koruma amacıyla gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

II. UYGULAMA ALANI

BARSAN çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Prosedür kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Prosedür uygulanır.

III. UYGULAMA

1. Veri Saklama alanları aşağıda tariflenmiştir :

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ORTAMLARI
ELEKTRONİK ORTAMLAR	ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)	Kağıt
Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, VERBİS.)	Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)	Yazılı, basılı, görsel ortamlar
Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
Optik diskler (CD, DVD vb.)
Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

2. Şirket , faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, aşağıdaki kanunlar gereği öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu,
• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

3. Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
• Kurumsal iletişimi sağlamak
• BARSAN güvenliğini sağlamak
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
• VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
• BARSAN ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
• Yasal raporlamalar yapmak
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü

4. İmhayı gerektiren durumlar aşağıda tariflendiği şekilde uygulanır

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi
• Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

Kişisel veriler kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5. Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket tarafından alınan , işlediği kişisel verilerle ilgili alınan teknik ve idari tedbirler aşağıda yer almaktadır.

Teknik Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanımı
• Anahtar yönetimi
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği
• Çalışanlar için yetki matrisi
• Erişim logları
• Güncel anti-virüs sistemleri
• Güvenlik duvarları
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı aksiyon alınması
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi
• Log kayıtları
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri
• Sızma testi
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takibi
• Şifreleme
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenmesi
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanması
• Veri kaybı önleme yazılımları

İdari Tedbirler

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar
• Maskeleme Yöntemi
• Gizlilik taahhütnameleri
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerinin kaldırılması
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermeli
• Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri
• Kişisel veri güvenliğinin takibi
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılıp
• Şirket içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmakta
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılmalı
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmalı

6. Kişisel Verileri İmha Yöntemleri

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

• Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
• Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
• Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
• Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin fiziksel olarak kullanımını imkansız hale getirecek (kırma, kıyma makinesinden geçirme, matkap vb, bir metod ile delme gibi) bir metod ile imha edilir.

6.3 Anonim Hale Getirilmesi

• Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
• Fiziki ortamlarda bulunan verilerin anonimleştirilmesi, talebin onaylanması sonrası ilgili birimlere aksiyon açılarak takip edilir. İlgili veriler siyah keçeli kalem ile üzeri çizilerek okunamayacak hale getirilir.
• Uygulamalarda bulunan kişisel veriler; talebin onaylanması sonrası ilgili birim tarafından verinin içeriğinin “* ya da X” ile değiştirilmesi ile verinin sahibinin kim olduğunun anlaşılamaz hale getirmesi ile gerçekleştirilir.

6.4 Saklama ve İmha Süreleri

Kullanım ve saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde, VERBİS saklama süresi bölümünde ve aydınlatma / açık rıza metinlerinde belirtilir.

İmha süresi ise her takvim yılının Aralık ayının 2. Cuma günüdür. İmha edilecek veriler, imha süresi gelene kadar erişimi sınırlandırılarak ve kullanıma kapatılarak saklanır.

6.5 Sorumluluklar

• Yukarıda bahsi geçen yasal yükümlülüklerde oluşabilecek değişikliklerin ve / veya yeni bir kanunun devreye girmesinin takibini şirket avukatları ve kanundan etkilenen birim yöneticileri gerçekleştirir.
• İmha edilecek, anonimleştirilecek veya silinecek kişisel verilerin kontrolünü ilgili birim yöneticisi ve Bilgi Güvenliği yöneticisi gerçekleştirir.
• İmha, Silme, Anonim hale getirme çalışmalarının kayıt altına alınması (resim, video, tutanak vb,) sorumluluğu, faaliyeti gerçekleştiren birimin sorumluluğundadır. Kanıtlar BG Yöneticisine 2 iş günü içerisinde teslim edilir.
• Faaliyetlerin iç denetiminden BG yöneticisi ve iç denetim ekibi, dış denetiminden BG yöneticisi sorumludur.

REFERANS DOKÜMANLAR

Veri Envanteri
Açık rıza beyanı
Aydınlatma metni
İmha tutanağı
Silme faaliyet kayıtları (log)
KVK Politikası